エクセルにおける操作対象
マイクロソフトのアプリケーションは総じて、論理的に思考することで操作を導くことができます。ココで言う「操作」とは「操作対象」に「命令」を与えることを指します。
正しく操作対象を認識していないと、正しい操作ができません。そしてエクセルを苦手としている方の多くが操作対象の認識を間違えているように感じます。
文字とセル
「セル」とはエクセルの画面に存在する無数のマス目のことです。エクセルではこの無数のマス目、1つ1つにデータを格納しておくことができます。
選択したセルは、操作対象のセルということで「アクティブセル」と呼ばれ、セルの周囲が太枠になります。
このセルが一番の誤認ポイントです。特に文字の書かれたセル。
問「セルA1のLevelを選択してください。」
題材
問いに対して、「セルA1をクリックして終了」としてしまう方が正にソレです。
コチラが正解操作
正しくはこのようにセルをダブルクリックの後、必要な文字列をドラッグする。
または、セルを選択後、数式バーに書かれている「Level」をドラッグします。
※このようなセル内のデータに触れる操作を「セルの編集」と言ったりします。
最初に触れるのは「セル」で、文字を操作するのはその後の話しです。
「文字(データ)はセルが持っている情報の1つ」という認識が上達の近道です。
セルの情報にどんな物があるのか、軽く触れますと。
・ | データ(値) |
・ | フォント(色、サイズ、表示形式など) |
・ | 色(塗りつぶし) |
・ | 罫線(線種、色など) |
・ | サイズ(幅、高さ) |
セルは非常に多くの情報を持っています。よく利用される物はこんな感じですかね。
セルを選択し行なっているフォントサイズや文字色の設定は、文字ではなくセルに設定されています。セルに入力されたデータはセルの設定によって見栄えが変わる、ことになります。
セルのコピー
さて、何の根拠も無しに「上達の近道」と言っちゃうのもアレなので、どの辺りにソレが当てはまるのか見てみましょう。
最たる例はセルのコピーです。
題材
点線の上下でファイルが分かれていると思ってください。
要は入力が面倒くさいので、下の集計データをコピーして上の申込用紙に貼り付けたいというケースです。
可否欄に○が入力されている人の名前と年齢がコピーで使えそうですので、早速セル「B11:C11」を選択してコピーします。
そしてセルB3を選択して貼り付けボタンをクリック!
残念。。。有りがちです
セルを選択してコピーを実行すると、クリップボードというところに選択しているセルの全ての情報がお取り置きされます。
全ての情報というのは先程軽く触れた、値やら罫線などのあれらです。
そして、その全ての情報を貼り付けたので、申込用紙のセル「B3:C3」が持っていた
塗りつぶしの色:白
罫線:黒色&左側太線
などの情報が上書きされてしまったのです。
申込用紙セルの元々の情報は残したい。データ(値)だけ貼り付けたいんだけど・・・
値貼り付け
貼り付けオプションを使うと、セル情報の必要なものだけ貼り付けることができます。値っと。
ただ闇雲に操作するのではなく、このような原理原則。それに対して可能な操作を知ること。これこそが上達の近道です。
スライムばかり倒してないで、メタルスライムを倒しましょう!的な考えです。
文字のコピー
おまけ話です。
最初に「Levelを選択してください。」という操作がありました。正しい操作をした場合に、選択された物はセルではありません。
今回はこんなケースで操作してみます。
くまたに君の備考欄、セルC14に「酒が欲しい、オモチャ欲しい」を入力したいです。
データ入力中
オートコンプリート機能を併用し「酒が欲しい、」まで入力しました。残る文字列「オモチャ欲しい」を入力するのが面倒くさいので、花太郎の備考欄にあるデータをコピーしてきましょう。
データ(値)のみコピー
セルをダブルクリックし、格納されている「データ(値)」を選択します。この状態でコピーを行うと、値だけがクリップボードにお取り置きされます。
取得した情報は値だけなので、これをセルに貼り付けると塗りつぶしや罫線などに一切の影響を与えず、値だけが張り付きます。
普通に貼り付け
試しに適当なセルに貼り付けを実行すると、やはり文字だけが張り付き、塗りつぶしや罫線に変化はありません。
セルC4の値情報に「オモチャ欲しい」という値を上書きした結果です。
当たり前のように聞こえますが、操作対象をしっかりと認識できていないとこの考えに至らないはずです。
このようにデータだけが貼り付けられるので、セルの編集状態(文字入力中)にも使用することができます。
貼り付け先を選択
今回は文字列「酒が欲しい、」の後ろにデータを貼り付けたいので、目的の場所にカーソルを置き、貼り付けます。
普通に貼り付け
あくまで一例です。当然この程度なら入力したほうが早いです(^_^;)
長ったらしい文章などで利用する場面が出てくることがあります。
ちなみに逆の操作、「セルをコピーし、セルの編集状態(セル内にカーソルがある状態)で貼り付け」は行えません。データしか格納できない場所に、セルの全ての情報を持ってこられても無理。ってとこですかね。
とは言え、「こういうは無理だろ」ってところなのに、エクセルが気を利かせて出来てしまったりするものもあったりするので困ったものです。